Saltar para: Post [1], Pesquisa e Arquivos [2]

Trang tin tức quản trị khách sạn

Trang tin tức quản trị khách sạn

Phần mềm quản lý khách sạn miễn phí bằng excel? Có nên sử dụng hay không?

Các chủ nhà nghỉ, khách sạn hầu hết đã từng đau đầu bởi những vấn đề như báo cáo, tính tiền, kiểm soát nhân viên, nguyên vật liệu,..... Để giải quyết những vấn đề trên, một số chủ khách sạn nghĩ ngay một phương án giải quyết là áp dụng một phần mềm quản lý khách sạn miễn phí bằng excel. Vậy, khi sử dụng phần mềm này có những ưu nhược điểm gì, có mang lại hiệu quả và có nên dùng hay không? 

 

Ưu điểm của phần mềm quản lý khách sạn miễn phí bằng excel

Miễn Phí

Đây có thể nói là ưu điểm mà ai cũng nhìn thấy đầu tiên, cụ thể là chủ khách sạn không cần phải mất một khoản tiền để xử lý các vấn đề trên. Có khá nhiều thứ miễn phí và khá hữu ích nhưng với quản lý khách sạn thì điều đó chưa chắc chắn. Khi bạn sử dụng phần mềm quản lý khách sạn miễn phí bằng excel đồng nghĩa với việc bạn sẽ không có người hỗ trợ, tính nắng giới hạn không giải quyết triệt để vấn đề bạn cần và nguy cơ ảnh hướng tới hoạt động kinh doanh của bạn rất cao. Bởi những phần mềm quản lý khách sạn miễn phí đa phần đều là phần mềm bị giới hạn chức năng, khi muốn sử dụng tiếp sẽ phải mất phí hoặc là những phần mềm do những bạn sinh viên, yêu thích phần mềm viết ra, độ hoàn thiện của những phần mềm này không cao.

Dễ làm quen bước đầu
Bởi vì excel là một công cụ rất cơ bản, với một số người có kiến thức về kế toán hoặc đã được tiếp xúc với excel từ lâu thì việc làm quen với một phần mềm dựa trên những chức năng của excel sẽ có cảm giác dễ dàng. Đặc biệt với những nhà phát triển phần mềm quản lý bằng excel miễn phí chủ yếu làm khi có thời gian rảnh thì yếu tố đơn giản được đặt lên hàng đầu: các thao tác được sắp xếp một cách "thuận tiện", với nhiều phần mềm do không có chi phí để đầu tư nên giao diện thường ở mức xấu, không được chăm chút. Tuy nhiên về những thao tác đầu tiên khi sử dụng phần mềm chủ yếu là dễ tìm và dễ hiểu.

Nhược điểm của phần mềm quản lý bằng excel

Thực tế rất khó dùng
Như có đề cập ở phần trên, các phần mềm dạng này có điểm dễ dang làm quen bước đầu, tuy nhiên thực tế sử dụng lâu dài sẽ phát sinh rất nhiều sự cố. Dường như để sử dụng phần mềm một cách trơn tru thì chỉ có một mình nhà phát triển đã viết ra nó mới có thể sử dụng được. Hơn thế nữa, khi đã dùng miễn phí thì các dịch vụ đi kèm như tài liệu mô tả hướng dẫn hay điện thoại hỗ trợ khi có sự cố, là những điều không tưởng. Do đó, các phần mềm dạng này đều có rất ít người sử dụng, hầu hết người dùng đăng ký sử dụng đều là muốn thử trước, và thường là không có khách hàng nào sử dụng lâu dài.

Không có đủ chức năng quản lý
Trong khách sạn, có rất nhiều công việc mà người quản lý muốn nâng cấp, từ chức năng nhỏ như in hóa đơn ra sao, xử lý khi khách muốn chuyển phòng, khách đoàn đến những chức năng lớn hơn như quản lý nguyên vật liệu, khách hàng,... thậm chí là kết nối quản lý online qua thiết bị di động.Và còn vô vàn các nhu cầu "nho nhỏ" phát sinh theo thời gian, không thể một lúc liệt kê hết ra được. Như vậy thì một phần mềm với chức năng quản lý cơ bản là không bao giờ đủ.

Tốn nhiều chi phí
Thực tế cho thấy việc sử dụng phần mềm miễn phí sẽ chỉ giúp bạn tiết kiệm được một khoản tiền, tuy nhiên trong quá trình sử dụng, sẽ còn phát sinh rất nhiều chi phí khác không phải tiền mặt. Đầu tiên phải kể đến chi phí thời gian: các thao tác sử dụng phức tạp và không thuận tiện sẽ làm tăng thời gian xử lý công việc, thậm chí nhân viên còn thấy được là thà làm thủ công còn hơn. Tiếp theo là chi phí nâng cấp, khi bạn đã thiết lập các thông tin cơ bản cho việc bán hàng, bạn có thể tiếc công nhập liệu ban đầu mà yêu cầu nhà phát triển làm thêm tính năng cho quản lý, đến lúc này số tiền mà bạn cần trả không chỉ sẽ bù cho khoản miễn phí ban đầu mà còn phải bù cho những người dùng khác không muốn trả thêm phí, chỉ có vậy thì nhà phát triển mới có thể chấp nhận yêu cầu của bạn. Ngoài ra còn cần phải kể thêm những sự cố ngoài ý muốn như mất điện, hỏng máy, lỗi win,... những sự cố này hoàn toàn có thể xóa sạch các dữ liệu bạn đang dùng và đáng tiếc nhất là bạn sẽ mất toàn bộ các thông tin về khách hàng và kinh doanh, nếu chuyển những chi phí này thành tiền thì chắc bạn sẽ giật mình về thiệt hại.

So sánh ưu và nhược điểm, các chủ cửa hàng sẽ tự đưa ra được câu trả lời là nên dùng hay không nên dùng tùy thuộc vào hoàn cảnh của mình. Tuy nhiên, nhiều người sẽ thắc mắc là tại sao vẫn còn có những phần mềm quản lý khách sạn miễn phí. Thực tế là do có cầu thì sẽ có cung, và do tâm lý làm việc của người việt còn chuộng đồ miễn phí, đồ rẻ, đa phần không dám đầu tư, hoặc không có đủ thông tin để đánh giá và lựa chọn các giải pháp khác.
Lời khuyên được đưa ra ở đây là nếu bạn có nhu cầu áp dụng phần mềm quản lý khách sạn, hãy chọn những phần mềm được nhiều người dùng nhất, có hệ thống hỗ trợ nhanh và đầy đủ nhất, liên tục cập nhật những tính năng mới, để những nhà quản lý có thể toàn tâm toàn ý phát triển công việc kinh doanh của mình.

Liên hệ tới Ohotel để được tư vấn giải pháp quản lý nhà nghỉ, khách sạn phù hợp nhất

Hotline: 0965 222 665 (mr Tiến) - 0984 241 591 (ms Thư)